Det viktigaste är att den som ska hjälpa dig får en tydlig bild av hur webbplatsen är uppbyggd och tillgång till det som behövs. Ibland går överlämningen snabbt. I andra fall behöver man först reda ut var webbplatsen ligger, vilka licenser som används och vem som har tillgång till vad.
Här går jag igenom vad som är bra att känna till inför ett övertagande.
Varför vill man byta den som sköter webbplatsen?
Det kan finnas många skäl. Kanske har den tidigare utvecklaren slutat, samarbetet förändrats eller verksamhetens behov vuxit. Ibland finns ingen konflikt alls – du vill bara ha någon som kan hjälpa dig när det behövs.
Det är också vanligt att en webbplats har fungerat länge utan att någon riktigt vet vem som ansvarar för uppdateringar, säkerhetskopior eller tekniska problem.
Oavsett anledning är första steget detsamma: att ta reda på hur webbplatsen fungerar i dag och vilka delar som behöver lämnas över.
Måste webbplatsen byggas om?
Nej, inte nödvändigtvis.
En befintlig WordPress-webbplats kan ofta fortsätta användas precis som den är. Den nya personen kan börja med att sätta sig in i webbplatsen och därefter hjälpa till med exempelvis uppdateringar, felsökning eller mindre förbättringar.
Ibland visar genomgången att något behöver åtgärdas innan webbplatsen kan underhållas på ett bra sätt. Det kan till exempel handla om gamla tillägg, en osäker säkerhetskopia eller funktioner som är svåra att uppdatera.
En större ombyggnad kan vara rätt i vissa fall, men det går inte att avgöra utan att först titta på den befintliga webbplatsen.
Vad behöver lämnas över?
Alla webbplatser ser olika ut, men följande delar är bra att gå igenom.
1. Inloggning till WordPress
Den som ska arbeta med webbplatsen behöver vanligtvis ett eget konto i WordPress med rätt behörighet.
Ett separat konto gör det enklare att se vem som har gjort vad och att avsluta åtkomsten om samarbetet förändras. Du behöver inte dela ditt eget lösenord.
Behörigheten ska anpassas efter uppdraget. För en teknisk genomgång kan administratörsbehörighet behövas, medan enklare innehållsarbete ofta kan göras med en lägre behörighet.
2. Webbhotell eller server
Webbhotellet eller servern är platsen där webbplatsens filer och databas ligger. Åtkomst dit kan behövas för att till exempel undersöka säkerhetskopior, tekniska inställningar eller problem som inte går att lösa inne i WordPress.
Om du inte vet var webbplatsen ligger kan den informationen ofta finnas i en faktura, ett avtal eller hos den tidigare leverantören.
3. Domän och DNS
Domänen är webbplatsens adress, exempelvis dittforetag.se. DNS-inställningarna styr bland annat vart domänen pekar och kan även påverka företagets e-post.
Ta reda på vem som står som innehavare, var domänen hanteras och vem som har åtkomst till inställningarna.
Domän och webbhotell är inte alltid hos samma leverantör. Det är också viktigt att inte ändra DNS-inställningar på måfå: en felaktig ändring kan påverka både webbplats och e-post.
4. Säkerhetskopior
Innan någon börjar göra större ändringar bör det finnas en aktuell säkerhetskopia av både webbplatsens filer och databas.
Det är också bra att ta reda på:
- Hur ofta säkerhetskopior tas.
- Var de lagras och hur länge de sparas.
- Vem som har tillgång till dem.
- Om det finns en känd rutin för att återställa webbplatsen.
En säkerhetskopia är särskilt värdefull när man vet att den går att använda. Därför kan det vara klokt att kontrollera återställningsmöjligheten innan ett större arbete påbörjas.
5. Teman, tillägg och licenser
WordPress använder ofta ett tema för webbplatsens utseende och tillägg för olika funktioner. Vissa är kostnadsfria, medan andra kräver en betald licens för exempelvis uppdateringar eller support.
Ta reda på vilka licenser som används, vem som betalar för dem och vad som händer med dem när samarbetet med den tidigare leverantören avslutas.
Att en licens upphör betyder inte alltid att en funktion slutar fungera direkt, men det kan påverka framtida uppdateringar och support. Vad som gäller beror på respektive produkt och licensvillkor.
6. Kopplingar till andra tjänster
En webbplats kan vara kopplad till fler tjänster än man först tänker på. Det kan till exempel handla om:
- Kontaktformulär och e-postutskick.
- Google Search Console och andra mätverktyg.
- Betaltjänster, bokningssystem eller kundregister.
- Säkerhets- och cachetjänster.
- Bildmaterial, typsnitt och andra resurser med egna licenser.
Den som tar över behöver inte alltid tillgång till allt. Men det är viktigt att känna till vad som finns, vem som ansvarar för respektive tjänst och vad som kan påverkas vid en förändring.
Vad händer om jag saknar inloggningar?
Börja med att samla det du har: fakturor, avtal, tidigare mejl och namn på personer eller företag som har arbetat med webbplatsen.
Om möjligt är det ofta enklast att be den tidigare leverantören om en överlämning. Saknas tillgång till ett konto kan respektive leverantör ibland hjälpa dig att återfå åtkomst, men vilka möjligheter som finns beror på vem som står som kontoinnehavare och vilka uppgifter du kan visa.
Det går ofta att komma vidare även om dokumentationen är bristfällig. Men innan någon börjar arbeta är det viktigt att reda ut att rätt person har befogenhet att ge åtkomst.
Vad händer efter överlämningen?
När tillgångarna finns på plats kan den nya personen gå igenom webbplatsens tekniska skick och föreslå vad som behöver göras.
Det kan handla om ett enstaka problem eller om en plan för löpande uppdateringar, säkerhetskopior och tillsyn. Hur mycket hjälp du behöver beror på webbplatsen och på vad du själv vill sköta.
I artikeln Behöver min WordPress-webbplats ett underhållsavtal? går jag igenom skillnaden mellan att sköta underhållet själv, få hjälp vid behov och ha ett löpande avtal.
Checklista inför ett övertagande
Du behöver inte ha svar på allt från början. Men ju mer av detta du kan samla, desto lättare blir det att få en bild av webbplatsen:
- Vem ansvarar för webbplatsen i dag?
- Finns tillgång till WordPress och rätt behörigheter?
- Var ligger webbplatsen, och vem har tillgång till webbhotellet?
- Vem står som innehavare av domänen och hanterar DNS?
- Finns aktuella säkerhetskopior av filer och databas?
- Vilka teman, tillägg och licenser används?
- Vilka externa tjänster är kopplade till webbplatsen?
- Finns det kända problem eller planerade förändringar?
- Vad ska den nya personen ansvara för – och vad vill du sköta själv?
Vill du ha hjälp med en befintlig webbplats?
Du behöver inte ha byggt webbplatsen hos mig för att höra av dig. Om du vill ha hjälp att förstå vad som finns på plats, lösa ett problem eller undersöka möjligheten till löpande hjälp börjar vi med en genomgång.
Vi utgår från den webbplats du redan har och tar reda på vad som faktiskt behövs.
Läs mer om teknisk support och WordPress-hjälp eller se vad som ingår i WordPress-avtalet.
